Autor: Stephan Schmitz, Koch und Lebensmitteltechnologe
Excel kann rechnen. Aber keine Realität. Nicht die Küche allein erzeugt Foodwaste. Oft beginnt das Problem viel früher: bei veralteten Einkaufspreisen, Medienbrüchen und Tabellen, die so tun, als wären sie ein Steuerungssystem.
Montag, 6:45 Uhr. Der Lieferant steht in der Tür, die Paprika kostet plötzlich deutlich mehr, die Sahne hat auch wieder ihren kleinen Höhenflug, und im Büro wartet eine Excel-Datei, die davon noch nichts weiß. " Gefüllte Paprika" steht in der Menüplanung, obwohl die seit 2 Wochen herrschende Marktlage keine günstigeren Preise zulässt. Und jetzt?
Genau da kommt das Problem zunächst in Lauf, dann in Trab.
In vielen Betrieben der Gemeinschaftsverpflegung ist Excel historisch zur Allzweckwaffe geworden: Rezeptkalkulation, Speiseplan, Budget, Inventur-Nachbereitung, Auswertung. Das funktioniert erstaunlich lange. Bis die Komplexität zunimmt und dadurch Planungsunsicherheit der Herr im Ring ist. In kleinen Gastro-Betrieben mit reduziertem Burger-Pommes-Angebot mag das alles noch funktionieren. Aber in einer Betriebskantine mit mindestens durchschnittlich 502 Essen am Tag?
- Mehr Menülinien (FLeischtiger, Flexitarier, Veganes Mindset)
- mehr Zutaten, Allergene
- teilweise stark schwankende Gästezahlen
- mehr oder zu wenig Lieferanten
- volatilere Preise, Lieferketten
Dann kippt das Modell: Der Pflegeaufwand steigt, die Transparenz sinkt. Genau diese Schieflage ist real: Excel kommt bei Wareneinsatz und Foodwaste zunehmend an systemische Grenzen, weil nicht aktualisierte Einkaufspreise, Medienbrüche und fehlende Transparenz eine gefährliche Schere zwischen Papier-Realität und betriebswirtschaftlicher Wirklichkeit in Echtzeit öffnen.
Nicht nur Excel kann hier das falsche Werkzeug sein
Wer jetzt nur auf Excel zeigt, greift zu kurz. Auch Warenwirtschaft, Kasse, Menüplanung sowie ERP- oder FiBu-Systeme erzeugen Fehlsteuerung, wenn sie als Insellösungen laufen. Typisch sind doppelte Stammdaten, fehlerhafte Schnittstellen und unterschiedliche Artikel- oder Kontenlogiken. Dann passt die BWA nicht mehr zum operativen Bild — und Foodwaste-Maßnahmen laufen ins Leere, weil Einkauf, Küche und Controlling mit verschiedenen Wahrheiten arbeiten.
Problem ist nicht die Tabelle. Es ist die fehlende Warnung in Echtzeit.
Excel kennt kein „wann“.
Die Zelle zeigt einen Preis, aber nicht, ob er von gestern ist, von vor drei Monaten oder aus einer Zeit, in der Gemüse noch halbwegs berechenbar war. Wird mit veralteten Preisen kalkuliert, stimmt der Wareneinsatz nur noch auf dem Papier. In der Realität geraten Margen unter Druck, und genau dieser Druck landet oft in der Küche: als Sicherheitsaufschlag bei Bestellmengen, als Überproduktion, als zusätzlicher Foodwaste. Veraltete Preisstände führen nicht nur zu schiefen Kalkulationen, sondern häufig auch zu Überproduktion und zusätzlichen Abfällen.
Das ist der Punkt, an dem Foodwaste oft falsch verstanden wird.
Denn Abfall ist nicht nur ein Küchenproblem. Er entsteht häufig viel früher — in Planung, Einkauf und Datenlogik. Wenn Preisänderungen zu spät sichtbar werden, werden Entscheidungen mit altem Material getroffen. Dann bleiben Gerichte auf dem Plan, die real längst keine gute Marge mehr haben. Und ausgerechnet die wirtschaftlich stabileren, potenziell waste-ärmeren Optionen werden zu selten gespielt.
Wenn dieselbe Zutat in 20 Rezepturen steckt, wird Excel schnell zum Blindflug
Natürlich kann Excel mit Verweisen arbeiten. Theoretisch.
Praktisch reicht ein Tippfehler, eine vergessene Aktualisierung oder eine zweite Datei mit anderem Stand. Dann zieht sich ein falscher Preis unsichtbar durch mehrere Rezepturen, Komponenten und Menülinien. Excel macht das nicht aus Bosheit. Es macht einfach genau, was man ihm sagt — selbst wenn das Unsinn war. Eine Zutat taucht mehrfach auf, ein Preis wird falsch erfasst, und plötzlich ist der Wareneinsatz in mehreren Gerichten Fiktion.
Der Medienbruch zwischen Küche und Büro kostet mehr als nur Nerven
Inventur passiert im Lager. Im Kühlhaus. An der Ausgabe.
Excel sitzt im Büro.
Also wird gezählt, aufgeschrieben, später abgetippt, ergänzt mit Lieferscheinen, Bons, PDFs und dem einen handgeschriebenen Beleg, der aussieht, als hätte ihn jemand auf einer wackelnden Kartoffelkiste unterschrieben. Das Problem dabei: Diese Daten kommen zu spät. Für aktives Steuern fehlen aktuelle Informationen. Mengen werden auf Papier erfasst, später übertragen, Kennzahlen bleiben retrospektiv, und für kurzfristige Anpassungen von Produktionsmengen oder Restmengen fehlt die notwendige Echtzeit-Sicht.
Was BI- und Kalkulationssoftware besser macht
BI ist in diesem Kontext kein Buzzword aus dem vernebelten Digital-Zirkus.
Es ist ein wirksames Betriebswerkzeug für Klarheit und Effizienz.
Solche Systeme führen Zutaten, Lieferanten und Rezepturen zentral. Preise werden automatisiert aktualisiert — etwa über digitale Belege, Schnittstellen oder OCR-/KI-gestützte Erfassung. Preisänderungen laufen automatisch durch alle Komponenten und Menülinien. Und vor allem: Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Foodwaste lassen sich in einem Bild zusammenführen. Genau diese drei Bausteine gelten als Kern moderner BI- und Kalkulationssoftware in der Gemeinschaftsverpflegung.
Besonders relevant wird das beim Waste-Tracking.
Denn Abfall ist nicht gleich Abfall. In datengetriebenen Setups werden Überproduktion, Tellerreste und Prozessverluste getrennt erfasst. Erst dadurch wird sichtbar, wo das Geld wirklich im Müll landet: bei zu viel Produktion, bei unbeliebten Komponenten oder bei instabilen Prozessen. Kombiniert mit aktuellen Einkaufs- und Rezepturdaten wird erkennbar, welche Komponenten regelmäßig im Müll landen, welche Rezepte systematisch überproduziert werden und wie stark Preisänderungen die Abfallkosten treiben.
Der Business Case ist größer, als viele denken
Das Ganze ist nicht nur ein Sauberkeitsprojekt für Controller.
Es ist ein Ergebnisprojekt.
Internationale Best Practices (z. B. Sodexo), nach denen Programme im Betriebsrestaurant-Umfeld Foodwaste um rund 45 bis 50 Prozent senken und gleichzeitig den Foodcost im niedrigen einstelligen Prozentbereich verbessern können. Bei den Volumina der Gemeinschaftsverpflegung ist das alles andere als Kosmetik. Das ist Ergebnisrelevanz.
Dazu kommt ein zweiter Nutzen: Aus Wareneinsatz und Foodwaste werden steuerbare KPIs statt gefühlter Größen. Und die Datenbasis wird anschlussfähig an größere Themen wie ESG-Berichterstattung, CO₂-Reduktion und digitale Transformation.
Die Einführung ist kein IT-Projekt. Sie ist ein Organisationsprojekt.
Genau deshalb scheitern solche Vorhaben manchmal nicht an der Software, sondern an der Erwartungshaltung.
Wer Excel ablöst, verändert Datenhoheit, Prozessverantwortung und Routinen. Aus dem selbstgebauten Sheet einer Schlüsselperson wird ein gemeinsames, transparentes System. Das braucht Planung, weil der laufende Betrieb stabil bleiben muss. Die BI-Einführung ist weniger ein Softwareprojekt als ein Organisationsprojekt.
Die gute Nachricht: Niemand muss dafür die ganze Gemeinschaftsgastronomie auf einmal digital neu erfinden.
So startest du pragmatisch
Der sinnvollste Weg ist klein und konkret:
Starte mit einem Standort oder einer Linie. Definiere drei KPIs: Wareneinsatz, Abfallmengen, Deckungsbeitrag. Nimm einen fokussierten Anwendungsfall wie aktuelle Einkaufspreise plus digitales Waste-Tracking. Und etabliere eine wöchentliche Routine, in der Leitung, Einkauf, Produktion und Ausgabe. Gemeinsam die Zahlen ansehen und Maßnahmen ableiten.
Fazit
Wer Foodwaste minimieren und gleichzeitig profitabler werden will, braucht mehr als Disziplin in der Küche. Er braucht aktuelle Preise, verknüpfte Datenlogik und ein System, das mit der Realität mithält.
Excel und Konsorten waren nicht schlecht. Aber welches der BI-Systeme ist das Richtige in für deinen Betrieb? Worauf müssen Entscheider achten?
Und wenn dein Betrieb genau an diesem Punkt steht, dann ist das kein Scheitern.
Es ist ein Reifegrad. Inzwischen sind Old School Systeme im hoch komplex gewordenen GV-Management zu falschen Werkzeugen mutiert, oder habe ich da was übersehen beim letzten Excel-Update?