Autor: Stephan Schmitz, Lebensmitteltechnologe
Beitrag überarbeitet am 29.05.2026
BI-Software (Business Intelligence) klingt für viele Großbäckereien noch immer wie ein komplexes IT-Thema: teuer, aufwendig und irgendwie nicht alltagstauglich. Nur was für den nerdigen Werksstudenten aus der IT – oder doch nicht?
Der Unterschied liegt in der richtigen Vorbereitung, Auswahl effizienter Zubereitungsmethoden – und ganz besonders der Zutatenliste, d.h. strukturierten Daten. Und genau hier hilft ein oft unterschätztes Werkzeug: der ROI, also der Return on Investment.
Wer ohne ROI-Analyse startet, handelt wie ein Küchenchef, der ein neues Menü nur nach Geschmack zusammenstellt, ohne vorher die Kostenkalkulation zu machen. Ein schmackhaftes Ergebnis? Wahrscheinlich für den Gast, sicherlich nicht für die Geschäftsleitung.
(C) Kasia Palitava
Warum sich eine BI-Software in der Großbäckerei nicht über Bauchgefühl, sondern über verlorene Marge entscheidet
Montagmorgen, 6:54 Uhr.
Die erste Filiale meldet Fehlmenge bei den Körnerbrötchen. Zwei andere Filialen schicken dann abends Kisten voller Retouren zurück. In der Produktion wird nachjustiert, in der Disposition rotiert Excel, und irgendwo zwischen Wetterumschwung, Aktionswoche und "Erfahrungswissen" versucht jemand, aus einem der Daten-Silos den Vorteig zu entnehmen.
Kommt dir bekannt vor?
Dann ist die eigentliche Frage nicht:
„Brauchen wir eine BI-Software?“
Sondern:
„Wie viel Geld verlieren wir heute, weil wir zu spät, zu grob oder zu unsicher entscheiden?“
Genau da beginnt der Business Case.
Denn in Großbäckereien geht es selten um spektakuläre Digital-Inszenierung . Es geht um Marge. Um Retouren. Um Planungsaufwand. Und ganz besonders Energieverbräuche. Lieferfähigkeit ist Pflicht, zumindest bei den Großkunden. Und um die ziemlich krasse Wahrheit, dass schon kleine Abweichungen bei großen Stückzahlen ziemlich schnell teuer werden.
Der häufigste Fehler vor der Investition in BI-Software
Viele Unternehmen starten mit der Software-Frage.
Dashboard hier, Prognose da, vielleicht noch ein bisschen KI-Puderzucker obendrauf.
Ein schönes Tool ist noch kein guter Business Case.
Wer eine BI-Lösung einführt, ohne vorher die wirtschaftliche Logik zu klären, handelt ein bisschen wie jemand, der einen neuen Ofen kauft, aber weder Rezeptur noch Absatz noch Wareneinsatz sauber kennt. Technisch beeindruckend? Vielleicht. Betriebswirtschaftlich? Eher mutiges Blindgaren.
Die bessere Reihenfolge ist:
- Welcher Prozess verursacht messbare Kosten?
- Welche Kennzahl soll sich verbessern?
- Was kostet die Lösung wirklich – inklusive Integration, Datenaufbereitung und Change?
- Ab wann ist das Projekt bezahlt?
Erst dann wird aus Software eine Investitionsentscheidung.
Warum gerade in Großbäckereien so viel Hebel in kleinen Prozentpunkten steckt
Der ROI beginnt nicht bei der Technologie, sondern beim Verlustprozess. Und in einer Großbäckerei sind diese Verlustprozesse oft bestens getarnt: als Routine, Erfahrung oder „läuft doch meist ganz okay“.
Typische Kandidaten:
- zu viel Ware in der falschen Filiale
- zu wenig Ware beim richtigen Produkt
- manuelle Nachsteuerung in der Disposition
- unnötige Ofenläufe
- schwankende Produktionsmengen
- unnötiger Foodwaste
- fehlende Transparenz zwischen ERP, Kasse, Warenwirtschaft und Excel
Klingt einzeln unbedeutend. Und ist eher unprofitabel.
Denn wenn ein Betrieb täglich rund 35.000 Backwaren plant und produziert, wird aus einem scheinbar harmlosen Prozentpunkt schnell ein wirtschaftlicher Hebel mit echter Vorstandstauglichkeit. In diesem Business Case reichte bereits 1 Prozentpunkt weniger Retouren, um einen fünfstelligen Jahreseffekt auszulösen
Was eine BI-Software hier tatsächlich leisten muss
Nicht zaubern. Auch keine Visualisierungsfolklore im Monatsmeeting.
Als Führungskraft möchtest du einfach in schwierigen (volatilen) Zeiten bessere Entscheidungen treffen. Immer in Echtzeit.
Eine wirksame BI-Lösung für die Großbäckerei verbindet Verkaufsdaten, Filialmuster, Aktionszeiträume, Wochentage, Wettereffekte und Produktgruppen so, dass daraus belastbare Mengen- und Steuerungsinformationen entstehen. Der Mensch bleibt in der Entscheidung, neudeutsch "Human In The Loop". Aber er jongliert nicht mit 90er Excel nach Stimmungslage, sondern mit belastbaren Vorschlägen. Genau diese datenbasierte Vorschlagslogik ist der Kern eines solchen Business Case Großbäckerei ab 20 Filialen, plus B2B Kunden.
Und jetzt kommt der Teil, bei dem es spannend wird:
Im Rechenbeispiel eines solchen Kunden ergab sich aus weniger Retouren, geringerem Planungsaufwand und besserer Energieauslastung ein Netto-Nutzen von 44.600 Euro pro Jahr. Bei einer Gesamtinvestition von 65.000 Euro läge der Break-even bei rund 17,5 Monaten.
Das war der Moment, in dem aus „spannender Digital-Idee“ ein Business Case wurde, den Geschäftsführung, Controlling und Produktionsleitung gemeinsam ernsthaft in Erwägung ziehen mussten.
Aber Vorsicht: Nicht jedes BI-Projekt ist automatisch ein Selbstläufer
Der ROI (Return on Investment) scheitert selten an der Formel. Meist scheitert er an der Wirklichkeit.
Stolpersteine, beispielsweise wenn:
- die Datenqualität schwankt
- Retouren nicht präzise klassifiziert erfasst werden
- Prozesse, zum Beispiel Filialbestellungen, unverändert bleiben
- das Team zu spät eingebunden wird und keine ausreichende Schulung erhält
- es keine belastbare Vorher-Nachher-Messung gibt
Ein Dashboard produziert noch keine Rendite. Ein veränderter Entscheidungsprozess schon. Genau diese Stolperstellen sind "Klassiker"
Der kluge Einstieg ist kein Voll-Roll-out, sondern ein messbarer Pilot
Die beste Nachricht für skeptische Entscheider: Niemand muss sofort das gesamte Sortiment digital auf links drehen.
Ein klar definierter Pilot braucht beispielsweise:
- ausgewählte Produktgruppen
- klare Ausgangswerte
- eine begrenzte Filialgruppe
- 8 bis 12 Wochen Laufzeit
- eindeutige KPIs für Retouren, Fehlmengen, Planungsaufwand und Energieverbrauch.
So wird aus einem Technologieversprechen ein Test mit betriebswirtschaftlicher Substanz.. Erst probebacken, dann Großserie.
Die spannendste Frage lautet nicht „Was kann BI?“– sondern „Was kostet uns täglich das Nichtstun?“
Wenn du in einer Großbäckerei Entscheidungen über BI-Software vorbereitest, solltest du nicht mit Features starten, sondern mit Verlusten, Kennzahlen und Hebeln.
Denn genau dort liegt der Unterschied zwischen:
- „interessanter Software“
und - einem Business Case, der sich rechnen kann
Gerade im großen Maßstab können schon ein oder zwei Prozentpunkte ausreichen, damit aus digitalem Aktionismus ein wirtschaftlich sinnvolles Projekt wird. Rechne es dir für euren Betrieb aus!
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